Im Einkauf werden Materialien beschafft, die aufgrund von Lagerbedarfen oder auftragsbezogen für Kunden- und/oder Produktionsaufträge notwendig sind oder als Kostenstellenbedarf benötigt werden.

Ausgangspunkt ist dabei meist eine Bestellanforderung (BANF). Bestellanforderungen werden au-tomatisch im Rahmen der Materialdisposition erstellt und können z.B. für Kostenstellenbedarfe auch manuell erfasst werden. In der Bestellanforderung können Mengen und Termine geändert werden und abweichend vom vorgeschlagenen Hauptlieferanten alternative Lieferanten zugeordnet werden und auch ganz neue Lieferbeziehungen erstellt werden ohne erst in den Artikelstamm wechseln zu müssen.

Häufig werden mehrere Artikel bei mehreren Lieferanten angefragt. Meist müssen hierzu mehrere Anfragen erfasst werden. Nicht so in avista.ERP®: Hier erfassen Sie eine einzige Anfrage mit mehre-ren Artikeln und mehreren Lieferanten. Die Ergebnisse der eingehenden Angebote werden für einen Bietervergleich in Avista eingepflegt und ausgewertet.

Der Einkauf entscheidet, bei welchem Lieferanten die Ware bezogen werden soll, und erzeugt die jeweiligen Bestellungen. Die Bestellpositionen können dabei auf ein Lager, einen Produktionsauftrag oder einen Innenauftrag / Kostenträger, für Kundenaufträge oder eine Kostenstelle direkt bestellt wer-den. Zur Nutzung von Rabattstaffeln kann jede Bestellposition auf unterschiedliche Liefertermine, Kostenstellen oder Aufträge gesplittet werden.
Im Rahmen der Bestellüberwachung können für offene Bestellpositionen ausstehende Auftragsbe-stätigungen angemahnt werden. Ebenso können für überfällige Bestellpositionen Lieferanmahnungen erstellt werden. Terminverschiebungen werden auf der Bestellposition gepflegt und im Memofeld der Bestellposition werden Bemerkungen des Einkäufers zu dieser Position verwaltet. Somit wird die pa-pierlose interne Einkaufsbearbeitung möglich.

Beim Wareneingang werden die Artikel entsprechend den Bestellpositionen auf die verschiedenen Lagerorte bzw. Aufträge und Kostenstellen zugebucht. Teile, die der Wareingangs-QS-Prüfung unter-liegen werden automatisch in einen speziellen QS-Sperrbestand gebucht. Zweifelhafte Ware kann manuell in das QS-Sperrlager gebucht werden.
Unvorhergesehene Wareneingänge, denen keine Bestellung zugrunde liegt, lassen sich auf dieser Stufe ebenfalls erfassen, sofern dies vom Ablauf her zulässig ist.
Im Rahmen des Wareneingangs können zum Beispiel Lageretiketten oder wegeoptimierte Einlage-rungslisten automatisch mit dem Vorgangsabschluss gedruckt werden, um die wertvolle Zeit der Mi-tarbeiter so produktiv wie möglich einzusetzen.

Im Rahmen der Eingangsrechnungsprüfung wird überprüft, ob der Bestellpreis mit dem fakturierten Preis übereinstimmt. Eventuell notwendige Preiskorrekturen werden an die Lagerbuchhaltung überge-ben. Zur Optimierung der Produktivität können direkt aus der Positionserfassung jederzeit neue Lie-ferkonditionen angelegt werden (Pflege der Einkaufspreise).

Neben der üblichen Ausgabe von Papierbelegen, können Belege direkt über Fax oder eMail versandt werden (entsprechende Fax- bzw. eMail-Software muss auf dem Client oder im Netzwerk verfügbar sein). Für elektronische Bestellabwicklung (eProcurement) unterstützt avista.ERP® die Ausgabe der Belegdaten in einem frei definierbaren Dateiformat. Der Beleg kann dann z.B. an einen EDI-Server oder ein Internetbestellsystem übergeben werden.

Verschiedene Statistiken runden das Einkaufsmodul ab.

Die Rahmenvertragsverwaltung bietet eine mengen- und eine zeitgesteuerte Erinnerungsfunktion an, so dass der Einkaufssachbearbeiter die Verlängerung bzw. den Neuabschluss von Rahmenverträgen nicht mehr vergisst. Damit wird die Planungssicherheit bei A-Teilen nochmals verbessert.